如何把握设计会议席次的细节

2019年09月02日17:23

一次会议的成功举办,谋划是首位,细节是关键,特别是会议席次的设计编排,对会议效果起着重要作用。席次设计一般遵循前排高于后排、中间高于两侧、左侧高于右侧的原则,但在实际操作中需要根据不同的会议主题、参会范围及会场情况灵活调整。笔者结合实际问题,谈几点体会。

单双中心灵活运用

原则上,参会领导人数为奇数时,主席台或内圈主席台侧采用单中心设计,为偶数时,采用双中心设计。

在党委系统召开的会议中,若参会领导人数为偶数,往往采用座位居中设置,两侧一边略紧、一边略松的方式实现两端视觉平衡,如果会场是固定桌椅无法移动,则采用单边空位的方式。

上级会议结合主题

上级单位来本级单位召开现场工作会,不能简单根据带队领导和本级单位领导级别来安排席次,因为无论带队领导级别高低都代表上级单位,席次设计需要结合会议主题。

例如,上级单位以工作组、巡查组的形式,来检查工作、听取汇报、反馈情况等,会议席次一般设计为“双方对坐式”,便于汇报工作。又如,上级单位来人较少且是调研类会议,可以采用“同侧平坐式”,便于听取了解情况。

涉外会议双方对等

国内政务会议以左为尊,而涉外会议则以右为尊。对涉及多个国家代表的座谈会,尽量采用“双方对等式”,充分体现尊重和平等对话,切忌把排位靠后的国家代表安排在“回字形”两侧。

多方会议尊重客方

当多地或多类别客人来访并出席同一个会议时,会议席次设计往往比较棘手,不妨转变思路,把主动权交由客方,很多问题就迎刃而解。下面以成都市纪念“5·12”汶川特大地震10周年对口援建感恩致谢座谈会为例来说明。

参加本次会议的为上海、重庆、福建等对口援建省(市)领导带队的各20余人的代表团,主办方成都市领导、有关省市部门负责同志、灾后受援地党政主要负责同志出席会议。内圈、后排人员如何安排,是本次会议席次设计的难点。因各代表团人员组成和级别不一致,我们打破以级别入座排序的惯性思维,确定以主办方出席市领导和省直部门人数为基数,将其安排在内圈一侧,并将另一侧名额平均分给三个省(市)代表团,希望对方提供的内圈入座名单均含带队领导和时任援建领导,其他人员自行确定。然后按照省市排位和领导级别编排内圈座位,在内圈后方宽松设置三列,按省市排位每列安排一个代表团。

签约合作注重仪式

签约合作会议需注重仪式感,其会场包括主席台区域和台下区域。主席台区域通常设置背景板、签约席和发言席等,需标示地标,分类制作并提前发放站位图。要着重考虑双方证签人的站位,既相对宽松又不能产生距离感,既兼顾整体拍摄效果,也要考虑后方背景板距离、LED屏易发热等问题。签约席居中设置、简洁大气,前后距离适中,既不能太靠近证签人使签约人入座后产生压迫感,也不能相距太远使得整体效果显得离散。台下区域可采用两种方式。

一种适用常规签约议程。采用“对称课桌式”会场,面向主席台设置左右主宾双方,中间保留单通道。

另一种适用座谈签约议程。采用“U字形课桌式”会场,主席台去掉发言席,台下区域将会议桌布置为“U字形”,两个长边安排签约双方领导,均设置话筒,长边后方坐各自随行人员,短边不安排座位,开口上方距离签约席有一定距离,签约席应居于开口中心且比短边更宽。“U字形课桌式”会场布置适合签约双方座谈交流或发言人较多的情况,可以避免主持人、发言人频繁上场的情况发生。

表彰会议突出代表

表彰会议中的参会代表和会议主题密切相关,会议席次设计要体现对代表的尊重。

一是主席台就座。例如,在庆祝改革开放40周年大会上,受表彰的代表被特地安排在主席台,当工作人员宣读表彰名单时配合镜头特写、少先队员献花等设计安排,可谓会议席次精致考量的典范。

二是台下居中居前就座。如果场地有限或受表彰代表不适合台上就座,台下就座就要考虑居中居前,按每轮领奖人员数量设置就座区域座位,方便其上下场出入,安排工作人员做好引导和现场控制,以确保会议庄严肃穆。

会议转换精准衔接

一个会场连续召开两场会议或会议期间需要参会人员身份转变,可能会出现现场席次调整的情况,需提前预演参会人员调整动线,安排工作人员引导配合。

例如,上级电视电话会议结束后紧接着召开本级会议进行工作安排部署,需要引导领导从台下前排到主席台就座,安排工作人员同时做好主席台座牌、茶水摆放和前排座牌回收、椅凳齐整等工作。又如,全会候补委员递补为委员,为体现党内平等,台下委员无论职务高低,席次可按照姓氏笔画从左至右提前预留递补的委员空位,适当加宽前后排间距,会议期间,配合主持词,工作人员摆放委员座牌、引导递补的委员入座、回收候补委员座牌并齐整椅凳。

特殊情况“屈尊”靠边

参会人员有相对特殊性时,会议席次设计上也需统筹安排。

例如,参会代表年纪较大或受邀代表行动不便需轮椅进出时,通常考虑将其安排在端头方便出入的位置,且前后排间距相应加宽,并在工作人员席出入方便位置安排相应服务人员。又如,参会人员出现特殊情况希望坐靠边的位置时,可安排在相对原来座位排位靠后的端头位置。 

(来源:领导文萃微信公众号)

(责编:张莉)